制度化與執行力

華宇企管 顧問服務部 副總 / 邱立基(Lee Chiu)

台灣的中小企業在管理上碰到最多也是最困擾的問題當屬「制度化」與「執行力」了。
一般中小企業在創業階段，老闆兼夥計、一人兼任數職；公司講求彈性應變，事情想了就去做，沒有「制度化」與「執行力」的問題。隨著公司業務的發展，公司也雇用了更多人來為公司打拼，除了建立部門、給予職稱外，最重要的是如何讓這一群人既能各司其職又能協同合作，來達成公司的總體目標，這其中靠的是各項制度與流程，如標準作業程序(SOP)、人事管理制度、績效考核辦法等。
有些中小企業制定很多流程與辦法，卻發現部分員工為了彈性與方便，不願意按公司規定的流程與辦法執行相關工作；這些制度形同虛設，甚至影響公司及管理層的威信。這種情形因為企業推動各種驗證系統〈如ISO9000及ISO14000等〉時增加更多的流程與表單而變得更為嚴重。
要解決組織發展過程中「制度化」與「執行力」的問題，個人有以下四點建議:
(1) 分階段建立公司所需各項制度:10人規模公司需要的制度絕對不同於100人、1000人規模的公司。從最關鍵的制度建立起，其餘的制度在公司規模較大時再行推動。如果需要，也可以先規劃「制度化藍圖」做為推動各項制度的參考。
(2) 透過配套機制，貫徹執行已公告實施的各項制度:此處所指的配套機制，可以是資訊系統(沒有按照流程執行，系統過不了)、預算制度(沒有按照流程執行，拿不到預算)、績效考核辦法(沒有按照流程執行，影響考績)。
(3) 公司推動各類驗證系統時，如果應驗證系統的要求需增加流程與表單時，需謹慎評估新流程及表單的附加價值及可執行性；確定後在原有的制度上進行調整，而非新增一套新的流程與表單，以確保公司制度的整合性與一致性。
(4) 最後一點也是最重要的一點就是:如果公司的「執行力」不好，必須進行檢討，是「制度過時」、「制度窒礙難行」，還是「個人的方便與惰性」造成，並採取必要的改善行動。
「制度化」與「執行力」其實是中小企業能否延續創業階段競爭優勢的關鍵要素，做的好的企業才能透過組織發展擴大經濟規模，更上一層樓；反之則可能限制企業的發展，甚至拖累原先已建立的競爭優勢，企業不可不慎！........(全文下載)